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KPI's aus Excel-Arbeitsmappe automatisch im Ampelsystem

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Ro7SPkA erstellt in 20 Apr 2016 9:28

Hallo SharePoint Community,

ich komme leider in der Umsetzung meiner Aufgabe nicht weiter.
Folgende Ausgangssituation: Ich habe in einer Excel-Arbeitsmappe eine Tabelle.

Diese Tabelle enthält in Spalte A das tägliche Datum und in Spalte B-D 3 Kennzahlen mit ihrem täglichen Wert.
Durch ein Makro erweitert sich die Tabelle jeden Tag um einen neuen Eintrag mit neuen Werten für die 3 Kennzahlen.

Meine Aufgabe ist es nun dies auf SharePoint darzustellen, wenn es täglich die neuen Einträge in Excel gibt, müssen die auch in der SharePoint Liste ergänzt werden. In SharePoint sollen die Werte im Ampelsystem kategorisiert werden. Ist die Kennzahl 0 soll in der Liste ein grünes Symbol erscheinen. Für den Kennzahlenwert 1-9 ein gelbes Symbol und ab einem Wert von 10 aufwärts ein rotes Symbol.
Da ein Wert ab 10 aufwärts kritisch ist, soll bei einem Wert über 10 außerdem eine Mail an bestimmte Personen geschickt werden.

Habt ihr Lösungsvorschläge wie man das umsetzen kann?

Mit dem Add-In von Microsoft kann man zumindest die Excel-Tabelle direkt mit SharePoint synchronisieren. Dann müssten "nur noch" die Einträge in SharePoint automatisch verarbeitet werden.

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=9345

Mit dem Dashboard Designer habe ich den täglichen Wert zwar auf SharePoint im Ampelsystem darstellen können. Jedoch weiß ich nicht ob und wie er die Daten aktualisieren kann. Außerdem weiß ich nicht an welcher Stelle man dort den Benachrichtigungsworkflow aufbauen kann. Wäre dies überhaupt ein Lösungsansatz?

Gibt es überhaupt Umsetzungsmöglichkeiten?
Bin dankbar für jede Information die Ihr für mich habt.

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Top-10-Beitragsschreiber
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Eine automatische Synchronisierung geht nur in die andere Richtung, d.h. wenn es neue Einträge in SharePoint gibt, sind sie auch in Excel.

Und zur Darstellung als Ampel gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten: eine berechnete Spalte oder CSR/JavaScript.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Danke für die schnelle Antwort.

Wie bereits erwähnt. Mit dem out-of-the box add-in von Microsoft ist die Synchronisation von Excel zu SharePoint möglich. Wichtig ist hierbei, dass die Excel-Datei im xls Format ist. Man muss manuell in die Tabelle hineinklicken und dann kann man das synchronisieren.
CSR/ JavaScript dürfte zu kompliziert für mich sein. Ich werde mich mit dem Thema "berechnete Spalte" auseinandersetzen.

 

Top-10-Beitragsschreiber
19.127 Beiträge

Ich würde mir gut überlegen, ob ich dieses "alte" Add-In einsetzen will. Die Technik funktioniert zwar auch noch in 2013, aber irgendwann bestimmt nicht mehr.

Zu den Ampeln: man kann in einer berechneten Spalte HTML erzeugen. Wenn ich mich richtig erinnere, geht das aber in 2010 noch nicht. Grundsätzlich geht es so:

=WENN([Status]="Überfällig";"<img src='RoteAmpel.png'/>";"")

Mit der WENN-Funktion kann man Bedingungen prüfen. Im Falle "wahr" wird der zweite Parameter zurückgegeben, sonst der dritte.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Danke für deine hilfreichen Tipps.
Da hast du mit Sicherheit Recht. Aber für's erste wäre das trotzdem ein Lösungsansatz und bevor ich gar keine Möglichkeit finde, wäre das okay für mich.

Die PNG muss dann wahrscheinlich in der Dokumentenbibliothek auf dem SahrePoint abgelegt sein oder?

Top-25-Beitragsschreiber
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Hallo,

für die automatische Synchronisation der externen Daten (Excel => SharePoint) über einen SharePoint Timer Job können auch Tools eingesetzt werden:

http://www.layer2solutions.com/en/products/Pages/excel-data-sharepoint-integration.aspx

Das Tool kommt  auch noch mit hunderten anderen Datenquellen zurecht:

http://www.layer2solutions.com/en/products/Pages/SharePoint-Integration-BDLC-Use-Cases.aspx

Das Dashboard muss man selber bauen, da finden sich aber Beispiele im Internet.

Ich hoffe das hilft erst mal weiter.

Beste Grüße, Frank

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Ich habe ein Problem mit den berechneten Spalten.

Mit folgender Formel soll er grün, gelb, rot eintragen. =WENN([MaterialGruppe1]=0;"grün";WENN([MaterialGruppe1]<10;"gelb";"rot"))

in Excel funktioniert das. In SharePoint jedoch nicht.Woran kann das denn liegen?

(Ich habe SharePoint 2010 als auch SharePoint 2013 zur Verfügung)

 

Fehlermeldung:

 

 

Top-10-Beitragsschreiber
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Was heißt "funktioniert nicht"?

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ich bekomme immer die Meldung:

Das hat leider nicht geklappt.

Die Formel enthält einen Syntaxfehler oder wird nicht unterstützt.


Top-10-Beitragsschreiber
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Also ich finde auf den ersten Blick keinen Fehler. Versuche mal die Zahlen als Text zu behandeln, also [Materialgruppe]="0"

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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=IF([MaterialGruppe1]=0;"grün";IF([MaterialGruppe1]<10;"gelb";"rot"))

Hab's jetzt.. musste englische Begriffe nehmen, was ich zwar vermutet hatte, aber statt Semikolon hatte ich es dann mit Komma getrennt.

Erst durch probieren aller Variationen hat es funktioniert.

Was sind denn die Voraussetzungen in SharePoint 2013 um mit: =IF([Status]="rot";"<img src='RoteAmpel.png'/>";"")

ein rotes Ampelsymbol anzeigen zu lassen? Muss die Datei RoteAmpel.png auf dem selben SharePoint verfügbar sein?

Und letzte Thematik betrifft den Workflow. Lässt sich das einfach einrichten: wenn Status = Rot -> Mail an Benutzer?

 

Du hast mir auf jeden Fall jetzt schon den Tag gerettet.

Viele Grüße

Top-10-Beitragsschreiber
19.127 Beiträge

Ro7SPkA:
Was sind denn die Voraussetzungen in SharePoint 2013 um mit: =IF([Status]="rot";"<img src='RoteAmpel.png'/>";"")

Es gibt keine Voraussetzungen - in 2013 wird das HTML einfach als solches angezeigt. Die Bilddatei muß einfach mit passendem Pfad angegeben sein. Ob sie in SharePoint liegt oder sonstwo ist dabei völlig egal.

Ro7SPkA:
Und letzte Thematik betrifft den Workflow. Lässt sich das einfach einrichten: wenn Status = Rot -> Mail an Benutzer?

Ja, ganz einfach. Workflow startet automatisch bei Neuanlage oder Änderung, prüft den Status und schickt ggf. die Mail.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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mein Statusbereich sieht jetzt folgendermaßen aus:

=IF(Material=0;"<img src='grueneAmpelNeu.png'>";IF(MaterialGruppe1<10;"<img src='gelbeAmpelNeu.png'>";"<img src='roteAmpelNeu.png'>"))

Das funktioniert jetzt super, hatte zunächst Probleme mit der Bildgröße. 23x23 Pixel konnten nicht dargestellt werden, 20x20 Pixel dagegen schon.

Jetzt brauch ich wohl nochmal Unterstützung für den Workflow

In der Liste kann ich auf Workfloweinstellungen klciken und einen neuen Workflow hinzufügen. Dort stehen mir Approval -SahrePoint 2010, Collect Feedback- SahrePoint 2010, Collect Signatures - SahrePoint und Three-State Workflow zur Verfügung.
Lässt sich da einer für verwenden um in Verbindung mit "Wenn Status rot dann Mail " den Prozess zu erstellen?

 

Top-10-Beitragsschreiber
19.127 Beiträge

Zur Bildgröße: falls gewünscht kannst Du auch Bilder mit 1.000x1.000 Pixel verwenden. Da gibt es keine Beschränkung.

Zum Workflow: Du mußt einen ganz neuen Workflow selbst erstellen und das geht mit SharePoint Designer (SPD). Das ist ein kostenloses Programm (gehört zur Office-Familie), das Du auf Deinem Rechner installieren mußt.

In Deinem Fall ist das SPD 2010. Deshalb Vorsicht, falls Du eine neuere Office-Version als 2010 hast. Eventuell zerhaut Dir die Installation da etwas.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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