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Ordnererstellung mit AD/SharePoint Profilinformationen (z.B. username)

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SharePointDominik erstellt in 31 Mai 2017 12:05

Liebe Community!

Vorwort:

In den letzten Monaten habe ich mich in vielen Bereichen von SharePoint informiert und weiterentwickelt. Die Reise ist aber noch lange nicht zu Ende, und ich bin an einem Punkt angekommen wo ich die Hilfe dieser super Community beanspruchen muss :). Es wäre sehr schön, wenn mir jemand meine Fragen beantworten könnte.

Aktueller Stand und Fragen:

Mein jetziges Bestreben ist es, eine Abgabeplattform zu erstellen. Wie diese bisher funktioniert:

Dokumenten-Webpart mit einem "Abgaben" Inhaltstyp, welcher eine Nachschlage Spalte besitzt, und aus einer Customlist den Modulnamen anzeigt und durch ein Dropdownmenü kann man diesen wählen. Diese Eigenschaft (der Modulname) wird verwendet, um beim automatischen Routing durch Inhaltsorganisationsregeln einen Ordner zu erstellen, der so heißt wie das ausgewählte Modul und die Datei eben auch in diesen Folder reinspeichert. Die erstellten Ordner können nur von Dozenten und Mitarbeitern angezeigt werden (selbst durch einen direkt link, der Student könnte aber eine Genehmigung durch einen Genehmigungsworkflow anfordern), also können Studenten weder auf den Ordner noch auf die Dokumente in diesem zugreifen. Soweit so gut, aber wenn man über WEBDAV zugreift, sieht man nicht den Namen der Person die es hochgeladen hat. Bei vielen Dateien die in den gleichen Ordner hochgeladen werden, könnte das schnell unübersichtlich werden (über die Webdav Ansicht). Ich möchte nun einen Ordner erstellen, der so heißt wie die Person die es hochgeladen hat (kann man eigentlich die Umgebungsvariabel %username% in SharePoint verwenden? Falls ja wie?).Wenn mein Nutzer nun ein Modul auswählt, möchte ich dass SharePoint automatisch in dem ausgewählten Modulordner (der variabel ist, je nach Auswahl und Unterwebseite) einen Ordner erstellt mit dem Attribut des Nutzernamen (oder eines eindeutigen Attributes) und die Datei nicht direkt im Modulordner sondern in dem erstellten Subfolder ablegt.

Da der generierte Ordner von der Inhaltsorganisation variabel ist (je nachdem was bei den Modulen ausgewählt wurde, und je nachdem welche Unterwebseite verwendet  wird) bin ich mir nicht sicher wie ich den Ordner generieren soll. Sonst hätte ich eine zweite Abfrageregel definiert, aber den Ordnerpfad kann ich nicht angeben, da die Module von der Customlist und damit der Ordnerpfad variabel sind. Was alle Abgabebibliotheken gemeinsam haben, ist nur dass sie einen Hauptordner besitzen, der Abgaben heißt (Documents/Abgaben).

Viel Text, und viele Fragen aber ich hoffe, dass Ihr mir helfen könnt :) Wäre sehr dankbar!

 

Viele Grüße

Dominik

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Eigentlich sollte eine einzige Aktion ausreichen, nämlich entweder "Feld im aktuellen Element aktualisieren" oder "Element aktualisieren" (mit dem man mehrere auf einmal ändern kann). Aber im Grunde sieht es sonst gut aus.

Viele Grüße
Andi
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Ich kenne mich mit der Inhaltsorganisation nicht wirklich aus und kann Dir deshalb die eigentliche Frage nicht beantworten.

Man kann aber ein eigenes Routing programmieren und damit auch garantiert das Gewünschte erreichen. Ich würde allerdings davon abraten, weil serverseitige Programmierung in SharePoint out ist und für neue Projekte nicht mehr verwendet werden sollte.

Man kann in der WebDAV-Ansicht im Windows Explorer einfach noch die Spalte "Autoren" einblenden. Für die meisten Dokumente zeigt es die gewünschte Information. Oder eben ganz einfach auf WebDAV verzichten?

Viele Grüße
Andi
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Hallo Andi, danke für die schnelle Antwort! Bin immer wieder begeistert von der schnellen Reaktion im Forum.

Im Programmieren liegt leider noch mein Defizit. Webdav (oder zumindest ein Ort der dem typischen Windows Explorer Feeling nahkommt) ist leider eine der Anforderungen an mich. Über den alten FTP Server (wenn auch umständlicher als in meiner jetzigen SharePoint Alternative) gab es für jeden Nutzer einen Benutzerfolder. Dieser war dann auch leicht für den Standardnutzer zu benutzen. Die "Autoren" Spalte übernimmt bei mir leider nicht den Wert, die Metainformationen sind aber in SharePoint vorhanden  (Erstellt von/Geändert/Datum...etc.).

Gibt es eine Möglichkeit Spalten mit variablen Werten zu füllen? Wenn ich z.B. eine Autorenspalte hinzufüge, könnte ich statt dem optionalen Eintrag einen Wert zuweisen mit dem username der Person die es versucht hochzuladen? (unter Windows wäre das %username%, hat SharePoint auch so etwas? Sonst wäre ich davon abhängig, dass die Benutzer richtige Werte in die "Autorenspalte" hinzufügen.

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SharePoint hat ja alle Erstellt/Geändert-Informationen. Ich weiß aber auch nicht, was genau hinter dem "Autoren" in WebDAV steckt und ob man das irgendwie per Workflow oder so befüllen kann. Ich nehme an, daß die Information aus Office kommt, weil es bei meinen Versuchen mit Office-Dokumenten geklappt hat, aber z.B. mit PDFs oder simplen Textdateien nicht.

Ich weiß nicht wieviel Einfluß Du auf das Projekt hast bzw. mit welcher Macht Du Änderungen durchsetzen kannst, aber ich würde versuchen "denen" WebDAV auszureden. Mit einer flachen Ansicht im Browser (alle Dateien ohne Ordner anzeigen) und den Möglichkeiten der Sortierung, Filterung und Gruppierung kann man viel mehr machen und es erschließen sich ganz neue Möglichkeiten.

Viele Grüße
Andi
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Durch meine Tests, konnte sich ergeben dass wenn ich eine Spalte mit "Autoren" erstelle (ist eine vordefinierte Spalte in der Gruppe Kerndokumentspalten) sich der Eintrag den ich im optionalen Spaltenwert beim hochladen manuell reinschreibe, auf Webdav bezieht. (Ist wohl das Standard-Microsoft Feld/Verknüpfung). Jetzt müsste ich es nur noch schaffen diesen optionalen Wert mit dem hochladenden Benutzer automatisch zu füllen, dann wäre das Problem meinerseits eigentlich schon gelöst :). Ich bin der Leiter und alleinige ausführende, da sich in meiner Firma leider kein anderer mit SharePoint beschäftigt (bzw. es lernen will) aber die Anforderungen dazu steigen. Viele Dozenten möchten nicht direkt auf SharePoint zugreifen, daher wäre WEBDAV ideal um den Nutzern sagen zu können "es ist wie im Explorer". Den Pfad würde ich den betroffenen Personen dann über ein Netzlaufwerk einbinden.

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Du kannst es mal mit einem SharePoint Designer Workflow versuchen. Einfach den Workflow für neue Elemente automatisch starten lassen und dann das Feld "Erstellt von" in das Autorenfeld schreiben.

Viele Grüße
Andi
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War jetzt mein erster "eigener" Workflow, musste kurz ein Windows Update installieren damit die ganze Sache überhaupt funktionierte :D.

Stufe 1 habe ich als "Autor auf [%Aktuelles Element:Erstellt von%] festlegen dann Element in Aktuelles Element aktualisieren.

Übergang in Phase Gehe zu Ende des Workflows.

Wenn ich mir nun über SharePoint die eigenschaften des Dokuments anzeigen lasse, ist mein Benutzername im Feld Autor.

Leider wird diese Eigenschaft aber nicht auf WEBDAV übertragen, müsste ich noch ein bisschen rumprobieren warum.

Ist der Workflow sonst richtig? Ist zwar ein sehr simpler aber da es mein Erster ist möchte ích auf Nummer sicher gehen.

Viele Grüße

Dominik

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Eigentlich sollte eine einzige Aktion ausreichen, nämlich entweder "Feld im aktuellen Element aktualisieren" oder "Element aktualisieren" (mit dem man mehrere auf einmal ändern kann). Aber im Grunde sieht es sonst gut aus.

Viele Grüße
Andi
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Ich glaube langsam, dass es eher an den gemappten Spalten von WEBDAV liegt, aber Du warst mir eine große Hilfe. Ich probiere es einfach irgendwie auf eine andere Weise, ich markiere deinen Beitrag trotzdem als hilfreich :) Danke, dass Du dir die Zeit für mich genommen hast :D

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Gern geschehen. Und immerhin hast Du jetzt was zum Thema Workflows gelernt :-)

Viele Grüße
Andi
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