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Dokumente in SharePoint Online organisieren

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Ohne Rang
Beiträge 3
Terratos erstellt: 19 Okt 2018 17:56

Hallo liebe SharePoint-Community,

ich möchte SharePoint online einführen und habe bereits einige Tutorials gelesen / angeschaut und einiges ausprobiert.

Dabei habe ich mitbekommen, dass es sehr wichtig ist, von Anfang an eine sinnvolle Struktur festzulegen. Dazu meine Frage.

Vorab: Wir sind ein kleines Unternehmen mit einer Zentrale und 3 weiteren Standorten. Jeder Standort hat Dateien verschiedener Kategorien, u.a. Personal, Steuer, Technik.

Jeder Standort hat Zugriff auf seine eigenen Dateien. Auf den Bereich Technik sollen alle Standorte Zugriff haben. Die Zentrale hat Zugriff auf alle Dateien.

Wie kann ich das geschickt (und wenn möglich ohne Ordner?) umsetzen?

Die bisherige Idee ist, jeweils eine Dokumentbibliothek für jeden Standort und jedes Thema zu erstellen:

Personal1, Personal2, Personal3, Personal4
Steuer1, Steuer2, Steuer3, Steuer4
Technik1

Innerhalb der Bibliotheken würde ich dann mit Metadaten / Content-Types strukturieren.

Die Berechtigungen kann man so sicher problemlos abbilden, aber ich bin mir nicht sicher, wie die Zentrale den Überblick über die Dateien behalten kann. Gibt es eine Mögichkeit, dort alle Dateien aus den Bibliotheken Personal1-4 in einer Tabelle anzuzeigen?

Für Alternative Vorschläge bin ich offen. Wichtig ist nur, dass die Berechtigungen genau passen, da auch sensible Daten enthalten sind.

 

Vielen Dank im Voraus!

Ohne Rang
Beiträge 12

Hallo,

unabhängig ob du in SharePoint Online oder in onPrem unterwegs bist ist eine geeignete Struktur nowendig. Genau vor der gleichen Herausforderung stehe ich auch immer.

Deine Idee, die du bisher verfolgst würde ich genauso umsetzen. Pro Standort und jedes Thema eine Bibliothek.

Was du natürlich auch machen kannst, ist eine Seite für jeden Standort zu erstellen und darin die notwendigen Biblotheken pro Thema erstellen.

Bzgl. des gesamten Überblicks könnte man mit einem Suchergebniswebpart arbeiten und alle Dateien aus den Bibliotheken anzeigen lassen.

 

Gruß Oliver

Ohne Rang
Beiträge 3

Hallo Oliver,

vielen Dank für deine Antwort. Ich versuche mal, es so umzusetzen.

Ein Problem habe ich noch: der Suchergebniswebpart bzw. die ganze zugehörige Kategorie wird nicht angezeigt. Ich habe hier nur Apps, Blog, Formulare, Medien und Inhalt, Zusammenarbeit im sozialen Netzwerk. Wahrscheinlich ist irgendeine Einstellung falsch gesetzt, aber trotz Google-Recherche komme ich nicht weiter. Kann da jemand helfen?

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 18.849

Wahrscheinlich bist Du auf einer sog. Modern Page. Die unterstützen die "alten" Webparts nicht. Ich kann Dir nicht auswendig sagen, wie, aber Du kannst dort auch eine gute, alte Webpartseite anlegen und dort dann das Suchergebnis-Webpart verwenden.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ohne Rang
Beiträge 3

Danke. Der Tip hat mich auf die richitge Google-Suche gebracht. Ich habe es jetzt geschafft, die Dateien aus den verschiedenen Bibliotheken über den Webpart anzuzeigen.

Leider ist die Anzeige jetzt sehr statisch. Kann ich das irgendwie anpassen, so dass ich sortierbare und filterbare Spalten erhalte? Ein Layout ähnlich der normalen Dokumentenbibliothek wäre optimal. Ist das umsetzbar? Google-Suche war nicht so erfolgreich, vielleicht suche ich falsch.

Danke!

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 18.849

Was hast Du denn jetzt? Suchergebnisse? Deren Aussehen kann man über Search Display Templates beeinflussen. Eine tabellarische Darstellung ist kein Problem, aber mit Sortieren und Filtern wird es dann richtig schwierig - das löst man besser direkt über die Suche.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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