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Wie mit Sharepoint richtig starten

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Hardware123 erstellt: 18 Dez 2019 16:42

Hallo,

derzeit nutze ich Alfresco zur Archivierung meiner Dokumente (Privatanwender, Community Edition). Da ich ein Office 365 Account habe (Exchange Online mit Sharepoint) sowie einen Dokumentenscanner, welcher auch Sahrepoint Online unterstützt (Kodak Scanmate i1150) würde ich gerne auf Sharepoint umsteigen.

Da ich jedoch in Sachen Sharepoint gänzlich unvorbelastet bin, würde ich mich gerne erst mal in das Thema einlesen.

Die Idee wäre es, eine Dokumentenablage zu machen, welche auch durchsucht werden kann, am besten sollte die Suche dann nicht mit den anderen Suchen oder Dokumentenordnern zusammengewürfelt werden.

Z.B. einen "Dokumentenbilbiothek" (oder was auch immer, ich kenne die Begrifflichkeiten und Unterschiede im Sharepoint noch nicht) DMS, welcher eine eigene Suche hat und wenn ich was suche - werden nur die Inhalte von dort angezeigt.

Habt ihr eine Informationen (Webseiten, Videos, Bücher) welche für Einsteiger gerade solche Dinge behandeln? Auf Youtube finde ich meistens nur Videos wie was eingerichtet wird, nicht jedoch erst mal zum Konzept.

Danke für eure Hilfe.

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Zu SharePoint gibt es natürlich sehr, sehr viel Informationen im Netz und da ist es schwierig etwas passendes zu finden. Ich würde Dir die Suchbegriffe SharePoint Document Management vorschlagen.

SharePoint is in sog. Websitesammlungen gegliedert, d.h. das ist die oberste Ebene. Darüber kann man z.B. Zugriffsrechte steuern. In einer Websitesammlung gibt es dann Websites. Das können viele sein und man kann sie hierarchisch anordnen. Eine Website wiederum kann viele Listen und Dokumentbibliotheken enthalten (genannt Apps). Listen enthalten Daten (ähnlich Excel), Bibliotheken enthalten Dateien.

In Listen und Bibliotheken kann man zusätzliche Spalten anlegen und die Daten damit mit Metadaten versehen. Das ist sehr wichtig, weil es später die Auffindbarkeit erleichtert. Man damit z.B. gezielt nach Rechnungen, Angeboten, ... suchen. Oder gezielt nach Dokumenten, die zu einem bestimmten Kunden gehören.

Alle Inhalte in SharePoint werden automatisch durch die Suche indiziert und können damit gefunden werden. Standardmäßig wird dabei immer alles durchsucht. Man kann aber einfach ein Suchwebpart in eine Seite packen und es recht einfach konfigurieren. So daß es nur noch Rechnungen sucht. Oder nur noch Exceldateien. Oder...

Das war es jetzt erstmal nur ganz kurz, aber vielleicht erleichtert das ja schon den Einstieg.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Hallo,

danke schon mal für den Hinweis, ich denke jedoch das Sharepoint zu umfangreich ist um mal eben was einzurichten. Ich würde gerne die Begrifflichkeiten verstehen und schon mal die Basics wissen - kennst du/jemand anderes ein Buch dazu, welches was taugt? Danke für deine /eure Unterstützung.

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