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Liste befüllen mit Daten aus Excel-Arbeitsmappe

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Top-75-Beitragsschreiber
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Herje70 erstellt in 8 Dez 2015 6:45

Hallo zusammen,

folgendes Problem stellt sich mir, alle 2 Wochen bekomme ich eine Excelmappe aus der ich einige Spalten in eine Liste übertragen muss. Diese Liste leere ich mit einem Workflow und kopiere dann die Spalten mit den gewünschten Daten händisch in die leere Liste. Aus einer anderen Liste greife ich dann per Workflow wieder auf die Daten der neu erstellten Liste zu.

Würde das kopieren der einzelnen Spalten oder auch der ganzen Mappe automatisch funktionieren und, wenn ja, wie? Alternativ wäre ein direkter Zugriff auf die Mappe im Netzlaufwerk und der Workflow sucht die gewünschten Daten.

VG Jens

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Es gibt dafür keinen vernünftigen Automatismus. Nintex Workflow könnte immerhin auf einzelne Zellen in Excel zugreifen (über die Excel Services).

Ich würde an der Quelle der Daten ansetzen. Wer oder was füllt denn die Excelliste? Kann die Datenerfassung nicht direkt in SharePoint erfolgen? SharePoint bietet jede Menge Schnittstellen, so daß auch ein externes System mehr oder weniger problemlos Daten dort ablegen kann.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Hallo Andi,

die Daten der Excel werden aus einem  Intranetbasierenden Tool ausgeleitet. Ich musste mal nachfragen ob die Ausleitung nach Sharepoint funktionieren würde. Wie müsste denn der Report aussehen damit Sharepoint damit arbeiten kann? Ich habe keine Ahnung wie ich das anstellen kann... 

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Hallo Jens,

zur Synchronisation von externen Daten (also z.B. Excel) mit SharePoint Listen gibt's fertige Tools am Markt:

http://www.layer2solutions.com/en/products/pages/sharepoint-business-data-list-connector.aspx

Eine Verbindung zu Excel ist damit schnell eingerichtet:

http://www.layer2solutions.com/en/products/Pages/excel-data-sharepoint-integration.aspx

Die Daten werden automatisch über einen Timer-Job aktualisiert.

Ich hoffe das hilft erstmal weiter.

Beste Grüße, Frank

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Hallo Frank,

danke für den Tipp, aber das bekomme ich nicht installiert, die Richtlinien für Drittanbietersoftware sind bei uns sehr streng.

 

VG

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hallo Andi,

es wäre ja auch nicht so schlimm, die Liste in SP wird (aufgrund hoher Zeilenanzahl) über Nacht per Workflow geleert und am nächsten Tag gelöscht. Nun habe ich die neue Tabelle, welche ich unter dem Namen der gelöchten Liste nach SP exportiere.

Ärgerlich ist nur, dass ich nun für alle Workflows, die auf die Liste zugreifen, die Spaltenzuordnungen neu anklicken muss denn durch das Löschen verliehren sie die Bezüge. Aber auch nicht so richtig, denn wenn ich im Workflow auf Nachschlagen in klicke, dann habe ich schon die Spalten drin die ich brauche.

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Hallo, das ganze geht auch vollkommen ohne Installation am SharePoint: http://www.layer2solutions.com/en/community/FAQs/cloud-connector/Pages/Office-365-Integration-Excel-files-to-cloud.aspx Das Beispiel ist für Office 365 / SharePoint Online - geht aber auch für SharePoint 2010/2013/2016 on-premises. Auch mit 100+ anderen Datenquellen: http://www.layer2solutions.com/en/solutions/Pages/default.aspx Von den Kosten her erscheint das nur für den speziellen Einsatzfall recht viel - aber die Integration von Fremddaten (und Dokumenten) ist ja ein strategisches Thema hinsichtlich des SharePoint Nutzens... Beste Grüße, Frank
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Herje70:
Ärgerlich ist nur, dass ich nun für alle Workflows, die auf die Liste zugreifen, die Spaltenzuordnungen neu anklicken muss

Warum das denn? Solange Du nicht die ganze Liste löschst, sondern sie einfach nur leerst, sollte das nicht nötig sein.

Viele Grüße
Andi
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...ich habe versucht die leere Liste mit den Daten der Excel zu befüllen (Copy&Paste). Das dauer ewig und bricht auch ab. Es sind über 33000 Zeilen. Die Excel als Tabelle nach SP zu exportieren ist deutlich schneller und funktioniert auch gut, allerdings muss ich da wie gesagt die Bezüge wieder setzen...nicht schön, aber es geht. Alle 2-3 Wochen muss die Liste aktualisiert werden.

 

VG

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Herje70:
Es sind über 33000 Zeilen

Ach so, ich wußte nicht, daß wir von so vielen Datensätzen sprechen. Da würde ich mir aber wirklich etwas anderes einfallen lassen. Siehe meine Antwort oben. Oder auch Franks Lösung.

Viele Grüße
Andi
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Hallo Andi,

den Report kann ich als xls, html, pdf oder csv ausgeben lassen, gibt es eine Lösung wie ich den Report ins Sharepiont bekomme und wie ich dann die Liste aktualisieren kann? sonst mach ich sie halt alle paar Wochen neu und klicke die Workfloweinstellungen nochmal an.

Danke und VG

Top-10-Beitragsschreiber
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Die einfache Lösung zum Zusammenklicken hat Dir Frank oben angeboten. Ansonsten bleibt nur selbst programmieren oder eben manuelle Arbeit. Etwas anderes gibt es nicht.

Viele Grüße
Andi
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Hallo Frank, leider will die Kosten hier keiner übernehmen. Ist schade, so muss ich es weiterhin händisch aktualisieren. 

 

VG Jens 

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Hallo Jens,

die spezielle Aufgabe gibt das vielleicht wirklich nicht her. Strategisch gedacht macht aber eine Integration und Zusammenführung von im Unternehmen vorhandenen - aber schwer zugreifbaren - Daten in SharePoint immer Sinn. Aus der Erfahrung heraus ist das sogar eine Voraussetzung für die erfolgreiche Nutzung von SharePoint für die Zusammenarbeit. Wer es nicht tut, hat bald inkonsistente und falsche Daten im SharePoint - und es sieht schlecht aus mit der Akzeptanz.

Also - einfach mal strategisch denken (und die 15% Jahresend-Rabatt auch noch mitnehmen ;-)

Man kann so vieles anstellen mit dem Tool:
http://www.layer2solutions.com/en/products/Pages/SharePoint-Integration-BDLC-Use-Cases.aspx

Beste Grüße, Frank

 

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