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Ordner mit Metadaten hinterlegen

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Ohne Rang
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Mmaaxx erstellt: 5 Dez 2016 9:27

Hallo zusammen,

Gleich zu Beginn muss ich vorwarnen - ich bin Sharepoint Beginner. Die Sharepointsuche bei uns ist eine Katastrophe, der Grund ist, dass wir aktuell keine Metadaten pflegen und auch keine automatische Verschlagwortung nutzen.

Wir möchten unsere "3-stufige" Ordnerstruktur gerne beibehalten:
Stufe 1: Personal, Akquise, Projekte, etc. (Teamwebsites)

Stufe 2 (z.B. in "Projekte"): Kunde A, Kunde B, Kunde C

Stufe 3: Freigebene, Intere Dokumente (Spezifische Ordner werden dann pro Projekt angelegt, da sich unsere Projekte sehr unterscheiden)

Um die Suche zu verbessern haten wir angedacht unsere Kundenordner (Stufe 2) mit Metainformationen zu befüllen, um den Inhalt des Projektes zu beschreiben. Ich nehme an diese Informationen werden auf sämtliche Unterordner übertragen.

Wo könnte man diese Metainformationen hinterlegen? Hätte ansonsten jemand Vorschläge wie man die Sharepoint-Suche verbessern könnte? Wir möchten nichts an der täglichen Arbeitsweise ändern (auf Eingabe von Metadaten für jedes Dokument wollen wir verzichten) - viel mehr möchten wir eine starke, automatische Verschlagwortung nutzen!

 

Vielen Dank und Beste Grüße,

 

 

 

Top-10-Beitragsschreiber
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Um die Frage zu beantworten: das Stichwort lautet Inhaltstypen. Man kann eigene Inhaltstypen auch für Ordner anlegen und ihnen damit beliebige Metadaten verpassen.

ABER: verzichtet ganz lieber auf die Ordner und gebt Euren Dokumenten die Metadaten. In diesem Fall könnten das drei Spalten sein, die den bisherigen Hierarchieebenen entsprechen. Der Vorteil dabei ist (u.a.), daß man nicht an die starre hierarchische Struktur gebunden ist, sondern jeder einsteigen kann, wo er möchte. Und man kann Ansichten definieren, die durch Gruppierung sowas wie die Ordnerstruktur vorgaukeln.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Beiträge 391

Hallo,

eine automatische Verschlagwortung von Dokumenten (und Listenelementen) in SharePoint anhand von Analysen des Textinhaltes sowie vorhandener Metadaten findet sich hier:

http://www.layer2solutions.com/de/produkte/Seiten/SharePoint-2010-Auto-Tagger.aspx

Die Software kommt auch mit größeren Dokumentenmengen gut zurecht, läuft seit letzten Jahr im neuen NATO Information Portal (NIP). Zusätzlich zu Synonymen können im Term Store Regeln zur Inhaltsklassifikation hinterlegt werden, um die Vergabe von bestimmten verwalteten Metadaten sicherzustellen.

Beste Grüße, Frank

 

 

 

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