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Aufgabenliste aus Access nach SP mit eigenen Spalten exportieren

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Leon83 erstellt in 9 Aug 2017 10:50

Hallo zusammen,

bin neuer User was Sharepoint betrifft aber auch sehr angetan von den Möglichkeiten und Integration mit der MS Office Familie, ich sitze nun vor folgendem Problem:

Ausgangslage: Habe in MS Access 2010 die Daten vorbereitet und eine Abfrage zusammengestellt mit den benötigten Informationen, der Datensatz umfasst mehrere Hundert Zeilen und knapp 20 Spalten.

Ziel: Die Daten aus MS Access als Aufgabenliste im Sharepoint 2013 (automatisiert) bereitzustellen als Basis fürs Projekt-Management.

Versuch 1: In MS Access im Kontextmenü der Abfrage wähle ich Exportieren -> Sharepoint-Liste und folge dem Assistenten. Am Ende landen alle Daten in SP mit meinen selbst definierten Spalten aber nur als eine einfache Liste. Das erfüllt nicht den Zweck da die einzelnen Zeilen der Quellabfrage eine Aufgabe im SP bilden sollen!

Versuch 2: In MS Access wähle ich Externe Daten -> Sharepoint-Liste -> Aufgaben. Dies erzeugt mir eine leere Aufgaben-Liste in Sharepoint und eine Tabelle in Access die ich an sich auch befüllen könnte, aber die Tabelle hat nur die Standard Spalten aus SP bekommen und mir fehlen meine selbst definierten Spalten!

Ich hoffe ihr habt eine Lösung/Hint für mich, denn ich bin mir sicher dass es eine Lösung hierzu geben muss. Als Einschränkung sei aber erwähnt dass ich aufgrund der Konzernstruktur nicht alle Rechte im Sharepoint habe, sprich der SP Designer geschweige denn die Powershell bleibt mir verborgen. Deswegen danke für Vorschläge die mit einfacheren Mitteln auskommen. Vielen Dank!

 

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Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
546 Beiträge

Ich fürchte das wird so nicht klappen. Ein Export aus Access heraus ist wie der Anlegen nach einer Excel-Liste und das unterstützt nur einfache Spaltentypen, wie etwa Titel, Zahl, usw. Was nicht geht ist z.B. PeoplePicker. Wie soll SharePoint das auch wissen, wie es die Daten aus der Rohfassung der Liste (sprich dein Access) zu interpretieren hat?!

Unabhängig davon, dass ich Access generell pfui-bäh finde (wird das noch immer als "Datenbank-Tool" verkauft?), kannst du dir die Access-Services in SharePoint mal ansehen. Ansonsten müsstest du dir grundlegend Gedanken zum Aufbau, Darstellung und Speicherung deiner Daten machen.

Ich bin wieder (sporadisch) hier!

Ohne Rang
3 Beiträge

Hallo Florian, ich danke Dir für deine schnelle Antwort aber ich teile deine Einschätzung nicht.

Ganz allgemein: Ja, Access wird noch als Datenbanktool verkauft, und in vielen großen Konzernen immernoch ein sehr beliebtes und bekanntes Tool. Aber viel entscheidender: oftmals keine Variable/ freie Entscheidung, privat bzw. in kleinen Teams würde ich es auch nicht benutzen. So oder so, dieser Einwand ist nicht lösungsorientiert.

Deine angesprochene Einschränkung für den People-Picker hat MS auch "gelöst", wenn du nämlich den SP-Assistenten startest, dann legt Access automatisch eine Tabelle "UserInfo" an mit den zugehörigen Benutzerdaten aus SP.

Aber um den Kern der Aussage zu treffen: das ist ein strukturiertes Problem und die beiden Produkte unterschieden sich nicht so stark: In Access kann ich eine DB Spalte "myCounter" erzeugen und den Datentyp Zahl zuweisen, in SP kann ich in einer Aufgabenliste eine Spalte erzeugen mit demselben Namen und dem gleichen Typus, wo soll das Problem liegen diese 1:1 gegeneinander zu matchen und von den Assisten berücksichtigen zu lassen?

Top-25-Beitragsschreiber
Männlich
373 Beiträge

Hallo,

eine mögliche Vorgehensweise über ein 3rd Party Tool ist hier beschrieben:

https://www.layer2solutions.com/en/products/Pages/microsoft-access-sharepoint-integration.aspx

Macht sicher Sinn, wenn man externe Daten häufiger direkt in SharePoint benötigt und automatisch aktuell halten will.

Das Tool unterstützt weit über hundert externe Systeme wie Datenbanken, ERP/CRM usw., also nicht nur Access.

Es kann auch mit komplexeren SharePoint Spalten gut umgehen. Die externen Felder können flexibel auf Spalten gemappt werden.

Beste Grüße, Frank

Ohne Rang
3 Beiträge

Hallo Frank, ein 3rd Party Tool is taufgrund der Konzernstruktur nicht gangbar. Und es bleibt der fade Beigeschmack das ein an sich so strukturiertes und meiner Meinung offensichtlicher UseCase nicht durch die Produkte abgedeckt ist.

@An alle: Ich habe mir nun so beholfen:

  1. Eine leere Sharepoint Aufgabenliste mit dem Access Assisten erzeugen, sagen wir myList
  2. Eine Access Abfrage zusammengebastelt mit allen Spalten aus myList und halt den weiteren Spalten
  3. Die Access Abfrage nach Excel exportiert und dort noch ein bißchen umformatiert. Parallel eine Ansicht in Sharepoint erstellt die die Excel Tabellenstruktur nachahmt.
  4. Per Copy&Paste aus Excel nach Sharepoint die Einträge gebracht. Die verlinkte Tabelle zeigt nun auch zumindest die Einträge an aber halt nach wie vor ohne die Custom Spalten.

War ein gangbarer Weg für ein paar Hundert Einträge und genügt meiner Zwecke bis ich beim nächsten Projekt mit größeren Datenmengen konfrontiert werde. Ich lasse deswegen das Thema offen in der Hoffnung noch einen automatischen Weg statt des Workarounds zu finden...

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