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Dokumentenbibliothek

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Top-500-Beitragsschreiber
50 Beiträge
Flockine erstellt in 6 Dez 2017 9:25

Hallo, bei uns wurden Dokumente bisher in Ordner gespeichert was natürlich dazu führte, dass das gleiche Dokument öfters und in verschiedenen Versionen abgespeichert wurde.

Ich würde die Dokumente nun gerne in einer Dokumentenbibliothek für das gesamte Unternehmen abspeichern - und mit Spalten wie Abteilung ergänzen. Somit kann ich dann mit verschiedenen Ansichten arbeiten.

Was meint ihr dazu? Habt ihr Tipps, Anregungen, Ideen was ich beachten sollte?

Danke!

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Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.370 Beiträge

Das ist grundsätzlich eine sehr gute Idee! Ich würde aber nicht alle Dokumente in eine einzige Bibliothek werfen, sondern das Ganze verteilen. Und zwar nicht nur auf verschiedene Bibliotheken, sondern auch auf verschiedene Websites und sogar verschiedene Websitesammlungen. Der Grund ist zum einen die schiere Datenmenge und zum anderen auch potentiell unterschiedliche Berechtigungen.

Verende für die Metadaten auf jeden Fall Websitespalten. Im Sinne der Einheitlichkeit vielleicht sogar welche, die über den Inhaltstyp-Hub zentral bereitgestellt werden. Das ermöglicht Dir später eine zentrale Suche nach Dokumenten nach einheitlichen Kriterien. Wenn alle Dokumente dasselbe Feld "Abteilung" haben, kann man schön danach suchen, egal wo diese Dokumente liegen. Und bei eigenen Websites pro Abteilung kannst Du dort jeweils gleich den richtigen Defaultwert setzen, so daß es von niemandem gepflegt werden muß. Spart Arbeit, bringt aber Nutzen!

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-500-Beitragsschreiber
50 Beiträge

Danke für deine Antwort, bei mehreren Bibliotheken haben wir das Problem (wie jetzt in den Ordnern), dass ein Dokument zB vom Personal gilt für den Einkauf und IT und alle drei speichern sich das ab, weil jeder Abteilungsmitarbeiter im eigenen Ordner sucht. Und das wollen wir vermeiden.

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.370 Beiträge

Das ist ja nur eine Frage des Zugangs zum Dokument. Man könnte dafür ja eine gemeinsam genutzte Bibliothek anlegen. Oder den Mitarbeitern zeigen, wie einfach man (durch die Metadaten) Dokumente finden kann (egal wo sie liegen) und dann auch direkt von dort bearbeiten. Immerhin sind sie auch fähig den richtigen Ordner zu finden, da sollte ein Zugang mit noch viel mehr Auswahlmöglichkeiten doch angenommen werden.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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