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Erstellung Workflow

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Mr.Knister erstellt in 4 Jan 2018 19:27

Hallo,

ich erhoffe mir etwas Rat von euch bei folgenden Problem.

Ich habe eine benutzerdefinierte Liste in dem ich bei Erstellung eines neuen Elements einen Termin (Datum) und diverse andere Daten abfrage.

Anschließend werden, je nachdem welche Daten ausgefüllt wurden, diverse Aufgaben mit unterschiedlicher Zuständigkeit (Aufgabe xy an Gruppe z zuordnen) erstellt. Auch das "Warten" auf das bedingte Eintragen von Informationen in die benutzerdefinierte Liste und der anschließenden Erstellung neuer Aufgaben funktioniert.

Grundsätlich scheitere ich daran, den zugeordneten Aufgaben in irgendeiner Weise ein Fälligkeitsdatum mitzugeben. (Ich muss ja irgendwie den Bezug zu ursprünglich erstellten Liste herstellen)

Besser wäre sogar wenn ich den Wert Fälligkeitsdatum der Aufgabe an das Erstelldatum dieser knüpfen könnte, da alle Aufgaben eine definierte Laufzeit besitzen und ich so mein Erinnerungsworkflow recht kurz halten kann. Sprich Workflow ordnet Aufgabe zu und setzt das Fälligkeitsdatum auf x Tage nach Erstelldatum der Aufgabe.

Ohne Fälligkeitsdatum funktioniert bisher auch mein Erinnerungsworkflow nicht. Das dieser aber funktioniert testete ich durch das manuelle Anlegen einer Aufgabe mit Fälligkeitsdatum. Es werden bei dieser Aufgabe alles Mails wie gewünscht verschickt.

Grüße,

Jens

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Top-10-Beitragsschreiber
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Baue einen zweiten Workflow auf die Aufgabenliste und lasse den automatisch bei neuen Elementen starten. Er kann dann ganz einfach das Feld "Erstellt" auslesen und ins Feld Fälligkeitsdatum schreiben. Oder auch vorher noch x Tage addieren und damit das Fälligkeitsdatum etwas verschieben.

Für die Erinnerungen kann dann genau dieser Workflow einfach bis zum Fälligkeitsdatum warten, dann prüfen, ob die Aufgabe noch nicht erledigt ist und eine Mail verschicken.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Hallo Andi, genau das ist mein Problem.

Diesen zweiten Workflow habe ich mit Listenfeld aktualisieren (Erstellt von nehmen des Aktuellen Elements). Jedoch kommt das Datum einfach nicht da an. Ich meine bei mir stimmen die Parameter von Listeneintrag aktualisieren nicht.

Top-10-Beitragsschreiber
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Nimm doch die einfachere Variante "Feld im aktuellen Element festlegen". Sonst kann ich mit diesen Infos auch nicht mehr sagen...

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ich habe jetzt mal ein ganz einfaches Setup gebaut.

Liste mit den Spalten Titel und Termin.

Bei neuem Element dieser Liste wird eine Aufgabe "Test" an den Nutzer Sorglos, Susi mittels Workflow auf der Liste zugewiesen.

In dieser enstehenden Aufgabe soll der oben eingetragene Termin als Fälligkeitsdatum erscheinen.

Dazu sollte ein zweiter Workflow notwendig sein, welcher bei einem neuen Element in Aufgaben ausgeführt wird. Diesem Workflow habe ich jetzt gesagt:

Feld im aktuellen Element festlegen.

Feld --> Fälligkeitsdatum

Wert --> Hier sollte ja nun nachgeschlagen werden, und der Termin der ursprünglichen Liste gesucht, gefunden und eingetragen werden. Ich denke hier ist mein Problem, dass ich nicht weiß wie ich dem Workflow sage, dass er aus der richtigen Liste (der, wo der Termin eingetragen wird) den Termin (Wert Datum) nimmt und diesem der richtigen Aufgabe als Fälligkeitsdatum setzt. Sprich ich muss "ihm" ja irgendwie mitgeben welche ListenID er welcher AufgabenID zuweisen soll.

 

Sry für die spärlichen Informationen. Manchmal fehlts an der Vorstellung der Gegenseite.

Top-10-Beitragsschreiber
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OK, jetzt habe ich es kapiert. Ich dachte bisher Du möchtest das Erstellungsdatum der Aufgabe auch als Fälligkeitsdatum benutzen.

Wenn man aus den Aufgaben heraus auf das ursprüngliche Element auf dem der Hauptworkflow läuft, zugreifen möchte, dann geht das nur wenn der Hauptworkflow ein 2010er ist. Der schreibt die ID des Elements in das Feld "Workflowelement-ID" der Aufgaben und damit kann man dann nachschlagen. Bei den 2013er Workflows wurde das leider vergessen und mir ist keine Möglichkeit bekannt, wie man das ursprüngliche Element eindeutig identifizieren kann.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Vielen Dank Andi. Mit diesem "Element" habe ich bisher nicht gearbeitet. Ja es ist ein 2010er Workflow. Ich werde das heute direkt wieder angehen und melde mich.

Nun bekomme ich einen "Fehler" im Verlauf des zweiten Workflows.

Zweiter Workflow ist wie folgt konfiguriert:

Element in Aufgaben aktualisieren.

--> Listeneintrag aktualisieren

Liste: Aufgaben; Feld: Fälligkeitsdatum; Wert: Aktuelles Element:Termin

--> Listenelement suchen

Feld: ID; Wert: Aktuelles Element:Workflowelement-ID

Ich verstehe diese Parameter so, dass er das Fälligkeitsdatum auf den Wert Termin des Aktuellen Elements setzen soll, wenn ID des Elements gleich der Workflowelement-ID ist.

Top-10-Beitragsschreiber
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Jetzt hast Du es gerade verdreht :-)

Du versuchst eine Aufgabe zu aktualisieren, deren ID die des ursprünglichen Elements ist (ganz unten im Screenshot). Dort gehört einfach Aktuelles Element:ID rein, damit Du die aktuelle Aufgabe bekommst. Oder verwende einfach "Feld im aktuellen Element ändern".

Für den Wert, den Du ins Fälligkeitsdatum schreibst, brauchst Du das dann aber. Dort wählst Du die Liste aus, die das ursprüngliche Element enthält. Zum Finden des richtigen Eintrags dann Aktuelles Element:Workflowelement:ID

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Du Fuchs. Jetzt hab ichs. :-D

Vielen Dank.

Werde diese falsche Logikverknüpfung in meinem Hirn gleich mal streichen und mich mit den Erkenntnissen mal an meine Eingangs geschilderte Problematik wagen.

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Hallo nochmal,

mein Arbeitsworkflow funktioniert nun wie er soll. *freu*

Jetzt wollte ich diesen etwas ausbauen und vor den eigentlichen Arbeitsworkflow einen Genehmigungsvorgang setzen, welcher die Genehmigung an die Vorgesetzten (Vorgesetzten von Aktuelles Element:Erstellt von suchen) zuweist. Die Zuweisung funktioniert. Ich bekomme nach sämtlichen Genehmigungen jedoch den Status des Genehmigungsvorgangs nicht ausgelesen. An Hand dieses Status wollte ich dann bei 0;#Genehmigt den Arbeitsworkflow starten/fortsetzen und bei 1;#abgelehnt den kompletten Workflow beenden.

Greife ich ggf. auf die falsche Variable zu oder muss ich das ganze insgesamt anders angehen.

Ergänzung: Egal in wie ich bekomme als Ergebnis vom Genehmigungsvorgang immer 0;#Approved zurück. Dann ist auch klar warum er immer weiter macht. Jedoch weiß ich nicht warum er den Status nach ablehnen augenscheinlich nicht sauber setzt.

Top-10-Beitragsschreiber
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Ich habe mit den Dingern lange nicht gearbeitet und kann es deshalb nicht genauer erklären. Innerhalb des Genehmigungsvorgangs kommst Du irgendwo an eine Stelle, die ausgeführt wird, wenn eine Aufgabe abgeschlossen wird. Dort speicherst Du das Ergebnis dieser Aufgabe in einer Workflowvariablen. Im Hauptworkflow, also außerhalb des Genehmigungsvorgangs, kannst Du dann diese Variable auslesen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Hallo, habe mich mal etwas umgesehen und ich denke die Stelle, welche du ansprichst gefunden zu haben. Siehe Anhang

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Bin so gut wie fertig. Zwischenzeitlich machte mir die "Zuordnung" und "Adressierung" von Funktionspostfächern etwas Probleme. Ich habe dann hier die Lösung gefunden. Letztlich sollte man vor dem Aufgabe zuordnen oder Mail verschicken die Mailadresse des Funktionspostfaches in eine Variable schreiben und diese Variable anschließend nutzen.

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