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Exchange Online erledigt wie gehts weiter :-)???

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Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 63
SteffenFoerst erstellt: 23 Jan 2018 11:38

Hi, wir stellen gerade schrittweise auf Office365 um und haben es jetzt geschafft den ersten Schritt mit der Umstellung auf Exchange Online durchzuführen. Dieser Schritt ist zu 90% abgeschlossen. Jetzt frage ich mich. Wie gehts weiter. Dabei stelle ich mir folgende Fragen und wäre für ein paar Erfahrungstipps dankbar

1. Brauchen wir einen Konsultanten oder ist das mit hohem Interesse an dem Thema selbst machbar?

2. Wie führe ich SharePoint ein muss ich mir Gedanken über die Struktur machen oder nutze ich Möglichkeitenwie Office Groups d.h. mir ist die Struktur im Hintergrund eigentlich egal Microsoft macht das schon? oder strukturiert man Richtung Ablauf und Aufbau Organisation?

3. Wie fange ich am besten an meine Idee Intranet sobald es die Hubsites gibt. Hier dann aber auch wieder die Frage auf welcher Ebene im SharePoint erstelle ich das also muss ich da eine Struktur planen und falls ja wie gehe ich da ran?

 

Wäre sehr dankbar über ein paar gedanken bzw. links videos content empfehlungen ;-)

 

danke

Top-10-Beitragsschreiber
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SteffenFoerst:
1. Brauchen wir einen Konsultanten oder ist das mit hohem Interesse an dem Thema selbst machbar?

Kann man so nicht sagen. Erstens ist das reine Interesse u.U. nicht genug. Es kommt auch auf das Vorwissen und z.T. auf die technischen Möglichkeiten an. Und zweitens natürlich sehr stark darauf, was Ihr tatsächlich mit O365 machen wollt.

SteffenFoerst:
2. Wie führe ich SharePoint ein muss ich mir Gedanken über die Struktur machen oder nutze ich Möglichkeitenwie Office Groups

Da gibt es kein entweder/oder - beides hat nur bedingt miteinander zu tun. Groups/Teams sind schön und gut, aber mit SharePoint kann man sehr viel mehr machen und wenn man das ordentlich machen möchte, muß man es auch ordentlich planen.

SteffenFoerst:
3. Wie fange ich am besten an meine Idee Intranet

Auch da gibt es viele Möglichkeiten und man kann nie sagen, die eine ist falsch und die andere richtig. Hängt von der Größe und der Struktur des Unternehmens ab. Und davon, was erreicht werden möchte.

Abschließend würde ich Euch doch sehr empfehlen Hilfe ins Haus zu holen. Das kann am Anfang auch nur wenige Tage "Erstberatung" sein von jemandem, der das nicht zum ersten Mal macht. Und nein, das war kein Angebot von mir - habe keine Zeit.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-200-Beitragsschreiber
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Hi Andi, danke für deine Antworten. Wie ich gemerkt habe sind meine Fragen doch wohl etwas zu unspezifisch.

Mal ein Beispiel

Urlaubsantrag lief bis jetzt über ein Formular im Outlook. Das läuft seit der Migration nicht mehr deshalb die Idee das jetzt mit PowerApps und Flow zu machen. Bevor ich doch sowas mache muss ich mir aber doch eigentlich erstmal überlegen in welche SharePoint listen ich die Informationen speichern möchte. Dazu muss ich also wieder wissen wie ich doch die SiteCollection und Sites anlege.

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 18.647

Das stimmt alles und ich würde das ebenfalls mit PowerApps/Flow umsetzen. Wie die Struktur der Site Collections und Websites aufzubauen ist, ist aber ein ganz anderes Ding und genau das will wohlüberlegt sein.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 63

ok, danke schon mal soweit.

Die Struktur ist Abteilungsweise geplant und dann noch ein Abschnitt für Allgemein z.B. Vorlagen Aushänge wodurch dann ein Internet entstehen soll. Projekte wollten wir über Office Groups abwickeln. Das ist mal so die ganz grobe Richtung.

Ich scheitere jetzt schon an der Hürde ob die eine SiteCollection mache und dort dann für jede Abteilung eine Unterwebsite oder ob ich gleich für jede Abteilung eine SiteCollection mache. Bevor ich das eigentlich nicht weiß macht es ja denke ich keinen Sinn irgendwelche "klein Projekte" umzusetzen.

Kann mir jemand bei der Entscheidung helfen bzw. welche Faktoren gibt es zu beachten?

- Anzahl Site Collection / Websites?

- Berechtigungsvererbung

- ...

 

was habe ich vielleicht nicht beachtet?

 

Danke

 

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 18.647

Die Grundregel ist, lieber mehr Site Collections zu machen. Die sind einfach sauberer voneinander zu trennen (Datenmenge, Berechtigungen, ...)

Außer bei ganz kleinen Firmen würde ich immer (mindestens) eine eigene Site Collection für jede Abteilung machen. Und in jeder Abteilung werden ja Daten für "die Allgemeinheit" produziert. Es muß dort also einen Bereich geben, auf den alle Zugriff haben, z.B. die Root-Website. Dort pflegt die Abteilung dann News und anderes, was für alle bestimmt ist. Diese Inhalte kann man dann per Suche zusammenziehen und zentral darstellen. Z.B. News aus dem ganzen Unternehmen auf der Startseite. Natürlich mit Kennzeichnung, aus welcher Abteilung es kommt.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 63
Da wir im Projektgeschäft tätig sind, befindet sich der Hauptteil unserer Daten in den jeweiligen Projekten (Aktuell gedanklich in Office Groups). Somit würde es tatsächlich genügen, pro Abteilung eine SiteCollection zu verwenden.
 
Nun würde ich beispielhaft wie folgt vorgehen:
 
SiteCollection "Lohnbuchhaltung"
Unterwebsite "Allgemein" (Berechtigung: Nur für LoBu)
Unterwebsite "Abrechnung" (Berechtigung: Nur für LoBu)
Die Oberste Website Ebene der SiteCollection ist für jeden (auch außerhalb der Abteilung) einsehbar.
(Hier werden öffentliche Daten (News der Abteilung, etc.) abgelegt / angezeigt.)
 
Anwendungsbeispiel:
Für unsere Urlaubsanträge möchte ich jetzt die Liste "Urlaubsanträge" in dieser SiteCollection ablegen.
Via PowerApps soll JEDER Benutzer diese Liste befüllen.
Entsprechend müsste die Liste "Urlaubsanträge" in der obersten Website Ebene abgelegt werden, da hier jeder Zugriff hat.
Problem: Jeder sieht die Liste, bzw. kann Sie über den Browser öffnen. (Datenschutz)
Wo ist hier der Denkfehler? Könnte mir vorstellen dann wieder per flow die Daten in andere listen zu verschieben?
(Oder gibt es ein Recht "Daten schreiben aber nicht lesen"?)
Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 18.647

Wie oben bereits gesagt, gibt es da kein richtig oder falsch. Wenn das für Dich paßt, könnte das ein tragfähiges Konzept für Euch sein.

Zum Urlaubsantrag: das ist leider ein Grundproblem in SharePoint (und hat mit der eigentlichen Strukturierung gar nichts zu tun). Man hat es oft bei allen möglichen Anträgen, die jeweils nur den Antragsteller etwas angehen. Es gibt in den Listeneinstellungen eine Option, mit der jeder nur die von ihm selbst angelegten Einträge sieht. Die Bearbeiter/Genehmiger brauchen dann sehr hohe Rechte, um über die Anträge zu entscheiden. Damit können sie auch die ganze Struktur mindestens dieser Liste zerstören. Falls das kein Problem ist, kann das eine Lösung sein. Sie darf aber niemals durch manuelles Eingreifen in die Berechtigungen gestört werden!

Sonst kann man noch einen 2010er Workflow zur Genehmigung verwenden und mit diesem die Berechtigungen auf die Anträge passend setzen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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