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Dokumente in SharePoint Online organisieren

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Terratos erstellt: 19 Okt 2018 17:56

Hallo liebe SharePoint-Community,

ich möchte SharePoint online einführen und habe bereits einige Tutorials gelesen / angeschaut und einiges ausprobiert.

Dabei habe ich mitbekommen, dass es sehr wichtig ist, von Anfang an eine sinnvolle Struktur festzulegen. Dazu meine Frage.

Vorab: Wir sind ein kleines Unternehmen mit einer Zentrale und 3 weiteren Standorten. Jeder Standort hat Dateien verschiedener Kategorien, u.a. Personal, Steuer, Technik.

Jeder Standort hat Zugriff auf seine eigenen Dateien. Auf den Bereich Technik sollen alle Standorte Zugriff haben. Die Zentrale hat Zugriff auf alle Dateien.

Wie kann ich das geschickt (und wenn möglich ohne Ordner?) umsetzen?

Die bisherige Idee ist, jeweils eine Dokumentbibliothek für jeden Standort und jedes Thema zu erstellen:

Personal1, Personal2, Personal3, Personal4
Steuer1, Steuer2, Steuer3, Steuer4
Technik1

Innerhalb der Bibliotheken würde ich dann mit Metadaten / Content-Types strukturieren.

Die Berechtigungen kann man so sicher problemlos abbilden, aber ich bin mir nicht sicher, wie die Zentrale den Überblick über die Dateien behalten kann. Gibt es eine Mögichkeit, dort alle Dateien aus den Bibliotheken Personal1-4 in einer Tabelle anzuzeigen?

Für Alternative Vorschläge bin ich offen. Wichtig ist nur, dass die Berechtigungen genau passen, da auch sensible Daten enthalten sind.

 

Vielen Dank im Voraus!

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