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Genehmigungs Worklow bei geteilten Dokumenten

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GREYfox erstellt: 7 Mai 2019 10:12

Hallo zusammen,

Bin gerade dabei für einen Kunden ein Austauschverzeichnis zu realisieren. Über diesem soll es möglich sein mit mehreren Personen an einer Datei zu arbeiten. Dies soll auch extern möglich sein.

Soweit so gut funktioniert das schonmal. 

Nun soll noch ein Workflow integriert werden, der bei Änderungen durch dritte den Ersteller auffordert, die Änderungen zu prüfen und frei zu geben. Dieser steht soweit auch schon. Allerdings habe ich nun folgendes Problem:

Dokument Erstellt von: Benutzer A

Dokument Geändert von: Benutzer B

Durch die Änderung von Benutzer B wird der Workflow getriggert. Dieser setzt aber gleich zu Beginn direkt das Feld "Geändert von" wieder auf Benutzer A um. Dadurch greift mein Workflow nicht mehr korrekt, da Änderungen vom Ersteller nicht genehmigt werden brauchen.

So sieht mein Workflow aktuell aus:

Stufe:Trigger

Wenn Aktuelles Element:Geändert von ungleich Aktuelles Element:Erstellt von

Aktuelles Element:Erstellt von eine Aufgabe zuweisen (Ergebnis der Aufgabe in Variable: Ergebnis | Aufgaben-ID in Variable: AufgabenID )

Andernfalls

Der Genehmigungsstatus des Inhalts in " Aktuelles Element " wurde auf " Genehmigt " festgelegt. Kommentare: Automatische Genehmigung durch author...

Übergang in Phase

Wenn Aktuelles Element:Genehmigungsstatus ist gleich 0;#Genehmigt

Gehe zu "Freigabe erfolgt"

Andernfalls

Gehe zu "Freigabe abgelehnt"


Stufe:Freigabe erfolgt

Übergang in Phase

Gehe zu "Ende des Workflows"


Stufe:Freigabe abgelehnt

E-Mail an Aktuelles Element:Geändert von

Übergang in Phase

Gehe zu "Ende des Workflows"


Stufe:Workflow beenden

Übergang in Phase

Gehe zu "Ende des Workflows"

 

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Beiträge 2

Edit:

Habe den Workflow jetzt soweit, dass er das Feld "Geändert von" nicht mehr auf denfalschen Benutzer abändert.

Jetzt besteht noch das Problem, dass wenn der Workflow durch einen externen Benutzer getriggert wird, dieser mit dem Fehler "Zugriff verweigert. Sie haben keine Berechtigungen, diesen Vorgang dauszuführen oder auf diese Resource zuzugreifen."

Ich vermute, dass das daraus resultiert, dass Externe Benutzer lediglich auf dieses eine Dokument die Einladung erhalten und somit auch nur auf diese Datei Berechtigungen erhält.

Es wäre natürlich gerade bei externen Benutzern sinnvoll diesen Workflow zu triggern, daher frage ich mich, ob dies irgendwie umgangen werden kann. Leider bin ich im Internet nicht wirklich fündig geworden.

Hat eventuell jemand eine Idee, wie auch externe Benutzer Workflows triggern/ausführen können?

 

PS: Im Einsatz ist SharePoint Online über O365.

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